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Wie vermeide ich Doppelbelegungen (bei Online Reservierungen)?

Doppelbelegungen passieren sehr selten, wenn es aber doch dazu kommt, kann es umso ärgerlicher sein. Wir haben vier Tipps für Sie, mit denen Sie doppelte Belegungen vermeiden können.

1. CentralPlanner regelmäßig aktualisieren

Zu einer Doppelbelegung kann es z.B. kommen, wenn Sie Gäste ohne Reservierung bei sich empfangen und zu einem Tisch schicken, während ein anderer Nutzer Ihres Accounts aber kurz vorher eine Reservierung für denselben Tisch angelegt hat bzw. eine Online-Reservierung reingekommen ist. Aktualisieren Sie das Reservierungsbuch also kurz, bevor Sie den Walk-In Gästen einen scheinbar freien Platz zusichern. Oder behalten Sie den Bereich oben links im Auge. Dort wird ohne Aktualisierung die Anzahl der offenen Online Reservierungen neben dem Übersicht-Button angezeigt.

2. Geben Sie nur einen Teil Ihres Betriebs für Online-Reservierungen frei

Wenn Sie Ihre Gäste online reservieren lassen möchten, haben Sie die Möglichkeit Räume und sogar einzelne Tische zu bestimmen, die reserviert werden können. D.h. Sie lassen beispielsweise nur fünf von zehn Tischen zur Online-Reservierung zu und sperren die Online-Verfügbarkeit der restlichen fünf Tische. Diese können Sie dann für Walk-Ins nutzen und auf sie ausweichen, sollte es zu einer dppelten Belegung kommen.

Um Tische für Online-Reservierungen auszuwählen, gehen Sie in Ihre Accounteinstellungen und auf Räume & Tische verwalten und hinzufügen. Wählen Sie Tische verwalten des entsprechenden Raumes. Rechts neben den einzelnen Tischen können Sie den Status von jedem Tisch ändern, indem Sie auf Tisch online verplanen oder Tisch nicht online verplanen klicken. Wenn der Tisch für die Online-Reservierung freigeschaltet ist, wird Ihnen ein grünes Zeichen angezeigt.

In Ihrem Online-Formular wählen Sie die Räume aus, die Ihre Gäste online reservieren können. Sie können die Räume durch Setzen des Häkchens online oder offline schalten. Nur die Tische des jeweiligen Raumes, die vorher schon von Ihnen im Tischmanagement freigeschaltet wurden, sind ab jetzt für die Online-Reservierung verfügbar.

3. Teilen Sie die Tische von Hand zu

Bei der Erstellung Ihres Online-Formulars können Sie zwischen einer vollautomatischen und einer manuellen Platzvergabe wählen. Bei einer vollautomatischen Platzvergabe weist CentralPlanner die Tische den Reservierungen zu. Wählen Sie die manuelle Platzvergabe, müssen Sie den Gästen die Tische selbst zuteilen. In dem Fall erhalten Sie eine Buchungsanfrage und die Gäste erst dann einer Reservierungsbestätigung, wenn Sie sie rausschicken.

4. Legen Sie Reservierungszeiten fest

Bestimmen Sie bis wann eine Reservierung für den gleichen Tag eingegangen sein muss. Es kann sinnvoll sein einen Online-Reservierungsstopp, z.B. ab 18 Uhr, festzulegen. Dann haben Sie die Reservierungen für den Abend besser im Blick und Walk-Ins, die in der Schlange auf einen Tisch warten, können nicht spontan noch eine Buchung per Smartphone tätigen. Damit vermeiden Sie Chaos und können sich auf die Arbeit vor Ort konzentrieren anstatt nachzuschauen, ob noch eine Online-Reservierung reingekommen ist. Telefonische Reservierungen können Sie natürlich weiterhin annehmen.

Bis wann eine Reservierung eingegangen sein muss, können Sie in Ihren Accounteinstellungen einstellen. Unter Online Formulare anlegen und ändern, wählen Sie das entsprechende Formular aus und klicken auf Formular bearbeiten. Unter jedem Bereich, den Sie zur Online-Reservierung freigeschaltet haben, finden Sie die den Abschnitt Zeitpunkt der letzten Reservierung für Gastraum. Hier tragen Sie einfach die Uhrzeit ein, ab der Buchungen für den aktuellen Tag nicht mehr möglich sind.